Nowa Ustawa o Doręczeniach Elektronicznych

Ustawa z 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych[1] stanowi krok w ramach tzw. „cyfrowej rewolucji” sposobu świadczenia usług i kontaktu zarówno w relacjach w ramach organów państwa oraz organów samorządu terytorialnego jak również pomiędzy nimi a obywatelami. Choć ustawodawca nie przyznaje tego wprost w uzasadnieniu do projektu powyższego aktu prawnego, odwołując się do z jednej strony do deklaracji ministerialnej w sprawie administracji elektronicznej, podpisaną w Tallinie w dniu 6 października 2017 r. (Tallinn Declaration on eGovernment), z drugiej zaś potrzeby wdrożenia przepisów wspólnotowych[2], potrzebę jego wprowadzenia tego aktu prawnego znacząco przyspieszyła zaistniała sytuacja. Wybuch pandemii COVID-19 oraz wywołane tym zamknięcia różnych sfer życia społecznego, gospodarczego i publicznego wymusiły wypracowanie nowego spojrzenia na każdą z tych sfer. Prowadziły do poszukiwania nowych sposób ich realizacji, utrzymania ich funkcjonowania, mimo ograniczeń. W konsekwencji skutkowało to przeniesieniem znacznej części aktywności, świadczenia usług czy kontaktów do sfery „cyfrowej”, w tym Internetu. To bowiem ta forma stała się właśnie w okresie wzmożonej walki z pandemią głównym polem dalszego świadczenia usług czy pracy, jak i w zakresie sposobu zapewnienia realizacji usług publicznych. Doświadczenia wyniesione z tzw. lockdownów zaowocowały przeprowadzeniem inicjatywy ustawodawczej sprawnie wprowadzającej te doświadczenia w życie. Konieczne stało się stworzenie kompleksowego podejścia do możliwości cyfryzacji szeroko rozumianych usług publicznych. Choć jeszcze przed dniem wejścia w życie pierwszego „pakietu” przepisów ustawy o doręczeniach elektronicznych przeniesienie świadczenia usług publicznych w sferę cyfrową, w zakresie objętym regulacją ustawową, stało się w rzeczywistości faktem, to tan akt prawny stan ten sankcjonuje, porządkuje i usprawnia. Nie ulega bowiem wątpliwości, że obecnie usługi publiczne powinny być dostępne przede wszystkim w postaci cyfrowej.

Ustawa o doręczeniach elektronicznych wprowadza całkowicie nowy system usług zapewniających wymianę w formie elektronicznej, w szczególności skuteczne i wiarygodne doręczenie w tej formie korespondencji zarówno w relacjach wewnątrz administracji (rządowej i samorządowej) oraz pomiędzy administracją a obywatelami. W konsekwencji jej wprowadzenia także inne podmioty publiczne takie jak sądy zostaną zobowiązane do cyfryzacji swych usług w zakresie doręczania pism poprzez korzystanie z usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego.

Przedmiotowa ustawa, jak sama jej nazwa wskazuje, reguluję materię doręczeń elektronicznych (tzw. e-doręczenia). Choć pojęcie to nie zostało zdefiniowane przez ustawodawcę i brak jest również jego jednolitej definicji na poziomie prawa wspólnotowego, można przyjąć, że chodzi o taki typ doręczeń, który jest świadczony drogą elektroniczną, a zwłaszcza za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej. Te zaś pojmowane są jako rozwiązania techniczne, w tym urządzenia teleinformatyczne i współpracujące z nimi narzędzia programowe, umożliwiające indywidualne porozumiewanie się na odległość przy wykorzystaniu transmisji danych między systemami teleinformatycznymi, a w szczególności pocztę elektroniczną[3]. Podsumowując można stwierdzić, że ustawa normuje doręczanie korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego, publicznej usługi hybrydowej oraz kwalifikowanej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego, co zakłada wewnętrzną dywersyfikację sposobów doręczeń elektronicznych (w zależności od preferencji czy możliwości odbioru dokumentu przez adresata w postaci elektronicznej). Jak wskazano ustawa ta wprowadza i standaryzuje realizację doręczeń tą drogą.

W świetle nowej regulacji domyślny sposób wymiany, w tym doręczania korespondencji, docelowo ma stanowić publiczna usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego. Przy jej wykorzystaniu będzie realizowana wymiana korespondencji wymagającej przez nadawcę potwierdzenia jej nadania lub odbioru. Jej dopełnienie stanowić ma publiczna usługa hybrydowa zapewniająca podmiotom publicznym wysyłkę korespondencji w domyślnej postaci elektronicznej również w kontaktach z osobami wykluczonymi cyfrowo lub osobami, które na wymianę korespondencji w postaci elektronicznej z różnych przyczyn nie są jeszcze gotowe.

Przechodząc na grunt praktyczny, wypada wpierw zauważyć, że doręczenia, w ujęciu prawym, są czynnościami czynności materialno-technicznymi o dużej doniosłości prawnej, gdyż będąc czynnościami faktycznymi powodują powstanie określonych skutków prawnych. Przykładowo można wskazać, że egzystencja prawna nakazu zapłaty wydanego w postępowaniu upominawczym ustaje co do zasady z chwilą doręczenia właściwemu sądowi sprzeciwu od tego nakazu (art. 505 § 2 k.p.c.). Przepisy analizowanej ustawy będą mieć zatem choćby w tym aspekcie kardynalne wręcz znaczenie. Prawidłowość i terminowość doręczenia pisma, czy to w postępowaniu administracyjnym, czy w postępowaniu przed sądem powszechnym, drogą elektroniczną będzie wywierać istotny wpływ nie tylko na prawa stron postępowania, lecz także na sprawność jego przebiegu. Nie ulega bowiem wątpliwości, że doręczenie korespondencji realizowane drogą elektroniczną, nawet jeżeli ostatecznie następuje to w formie hybrydowej – pismo istniejące tylko w formie cyfrowej (elektronicznej) jest „przekształcane” w formę papierową (drukowane) i w tej postaci fizycznie doręczane adresatowi, powinno znacząco przyspieszyć działanie organów państwa i samorządu a także sądów umożliwiając im szybkie podejmowanie dalszych czynności w sprawie, bez konieczności zbędnego oczekiwania na realizację doręczenia korespondencji pocztą tradycyjną oraz długotrwałe otrzymanie zwrotnego potwierdzenie jej odbioru. Doręczenia drogą elektroniczną, które wprowadza przedmiotowa ustawa ograniczą ten czas do niezbędnego minimum zapewniając szybkie, sprawne i pewne doręczenie wysłanego pisma.

Ustawa o doręczeniach elektronicznych zapewne usprawni docelowo wymianę korespondencji nie tylko na linii organ bądź sąd – obywatel, lecz także między samymi organami lub sądami a także między obywatelami biorącymi udział w danym postępowaniu – jego stronami. Wychodzi ona zatem naprzeciw, z jednej strony zachodzącym zmianom w zakresie elektronizacji usług, z drugiej zaś oczekiwaniom społecznym i gospodarczym w tym właśnie zakresie.

Jako pierwsze, bowiem już od 5 lipca 2021 r., do stosowania przepisów ustawy zobowiązane zostały organy administracji rządowej oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy, Zakład Ubezpieczeń Społecznych, Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego oraz zarządzane przez te jednostki fundusze a także Narodowy Fundusz Zdrowia. Od 1 stycznia 2024 r. jej unormowania obejmą także samorządu terytorialnego i ich związki oraz związki metropolitalne oraz samorządowe zakłady budżetowe, zaś od 1 października 2029 r. Sądy i trybunały, komornicy, prokuratura, organy ścigania i Służba Więzienna.

W chwili obecnej trudno jednoznacznie ocenić jak będzie przebiegać proces wprowadzania elektronicznych doręczeń a przede wszystkim czy rzeczywiście spełni wszystkie pokładane w nim nadzieje. Nie mniej można stwierdzić, że jego wprowadzenie jest realizacją wymogów obecnych czasów, które w coraz większym stopniu przenoszą się w sferę elektroniczną. Nawet zatem jeżeli ów proces będzie przebiegał z opóźnieniem lub problemami, na co wskazuje się już obecnie u początku tej drogi, jest on nieunikniony. Kluczowe znaczenie ma zatem przygotowanie się do uczestnictwa w nim, tworzenie już teraz środowiska informatycznego umożliwiającego jego sprawne wdrożenie w biznesie. To dla niego i wobec niego przepisy ustawy o doręczeniach elektronicznych będą mieć w rzeczywistości największe znaczenie.

W przypadku dalszych pytań, prosimy o kontakt na office@drlewandowski.eu

_______________________________________________________________________________

[1] Dz.U. z 2020 r. poz. 2320 ze zm., dalej: ustawa o doręczeniach elektronicznych.
[2] Jest tu mowa o dyrektywie (UE) 2015/1535 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 9 września 2015 r. ustanawiającej procedurę udzielania informacji w dziedzinie przepisów technicznych oraz zasad dotyczących usług społeczeństwa informacyjnego (ujednolicenie) [Dz. U. UE. L. z 2015 r. Nr 241, s. 1] oraz rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE [Dz. U. UE. L. z 2014 r. Nr 257, str. 73].
[3] Zob. art. 2 pkt 5 ustawy o doręczeniach elektronicznych.